Corporate-Governance-Bericht

Vorstand und Aufsichtsrat haben im Dezember 2009 erneut eine uneingeschränkte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG abgegeben. Sie lautet:

„Vorstand und Aufsichtsrat der Deutsche Post AG erklären, dass den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 6. Juni 2008 seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung im Dezember 2008 entsprochen wurde und die Absicht besteht, künftig sämtlichen Empfehlungen des Kodex in der Fassung vom 18. Juni 2009 zu entsprechen. Ziffer 3.8 Abs. 3 wird insoweit entsprochen, als der Selbstbehalt für Aufsichtsratsmitglieder mit der nächsten Anpassung der Versicherungsverträge im ersten Halbjahr 2010 in dem geforderten Maße erhöht wird.“ 

Die Anregungen setzen wir ebenfalls um – mit einer Ausnahme: Die Hauptversammlung wird nur bis zum Beginn der Generaldebatte im Internet übertragen.

„Respekt und Resultate“ ist unser Leitprinzip für die Unternehmensführung. Es steht für die tägliche Herausforderung, erstklassige Ergebnisse mit der Verantwortung für die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter und Kunden zu verbinden. Gegenüber unseren Aktionären zeigen wir Respekt, indem wir Herausforderungen offen benennen und deutlich machen, wie wir sie lösen wollen. Wir wissen: Unsere unternehmerischen Aktivitäten haben einen Einfluss auf die Gesellschaft. Darum achten wir die Menschen, mit denen wir umgehen, und die Umwelt, in der wir leben. Aus unserem Leitprinzip leiten sich die drei zentralen Führungswerte ab: Offenheit, Verantwortung und Leidenschaft. Diese helfen uns, ein Gleichgewicht zwischen Respekt und Resultaten zu finden.

Als weltweit tätiges Unternehmen und „Corporate Citizen“ tragen wir eine große Verantwortung für die Umwelt und die Lebensumstände in den Regionen, in denen wir tätig sind. Wir nehmen diese Verantwortung ernst. Unsere Nachhaltigkeitsstrategie basiert auf den Kernkompetenzen des Unternehmens und den Erfahrungen der Mitarbeiter. Ziel ist es, einen nachweisbaren Nutzen für die Gesellschaft zu erbringen und die negativen Auswirkungen unseres Geschäftes auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten. Wir wollen Vorreiter bei innovativen und nachhaltigen Logistiklösungen sein. Der Nachhaltigkeitsgedanke treibt Innovationen voran, eröffnet neue Geschäftsmöglichkeiten und verschafft uns damit Wettbewerbsvorteile.

Die Schwerpunkte unserer Nachhaltigkeitsstrategie liegen in drei Bereichen: Mit dem Konzernprogramm „GoGreen“ wollen wir das Klimaschutzziel des Konzerns erreichen. Unter dem Themenschwerpunkt „GoHelp“ setzen wir unsere Kompetenz dafür ein, die Lebensbedingungen von Menschen im Katastrophenfall zu verbessern. Dritter Schwerpunkt unseres gesellschaftlichen Engagements ist die Unterstützung von Bildungsprogrammen. Dafür wurde das Projekt „GoTeach“ ins Leben gerufen.

Deutsche Post DHL ist im Jahr 2009 mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis in der Kategorie „Deutschlands nachhaltigste Zukunftsstrategie“ ausgezeichnet worden. Damit hat die Jury unsere umfassende Strategie gewürdigt, mit der wir ökonomische, ökologische und soziale Verantwortung übernehmen. 

Deutsche Post DHL hat einen Verhaltenskodex entwickelt, der seit Mitte 2006 in allen Regionen und Unternehmensbereichen gilt. Darin sind die Leitlinien für das tägliche Verhalten im Arbeitsalltag der rund 500.000 Mitarbeiter festgeschrieben.

Seine Grundpfeiler lauten: Respekt, Toleranz, Ehrlichkeit, Offenheit, Integrität gegenüber Mitarbeitern und Kunden sowie die Bereitschaft zur Übernahme von gesellschaftlicher Verantwortung. Die Leitlinien gelten für Beschäftigte aller Hierarchiestufen und aller Unternehmensbereiche.

Zur Compliance-Organisation bei Deutsche Post DHL gehören das „Compliance Committee“, das „Global Compliance Office“ mit den „Regional Compliance Offices“ und das „Integrity Board“. Das „Compliance Committee“ entscheidet über wesentliche Vorgaben des Compliance-Managements und über erforderliche Maßnahmen. Es wird hierbei vom „Global Compliance Office“ und den derzeit 14 „Regional Compliance Offices“ unterstützt und berichtet unmittelbar an den Vorstand. Ein „Integrity Board“, in dem interne und externe Fachleute vertreten sind, berät das „Compliance Committee“. Das Compliance-Management bei Deutsche Post DHL wird ständig überprüft und weiterentwickelt.

Ergänzend zum Verhaltenskodex wurden im Jahr 2009 zwei Richtlinien herausgegeben: Die Antikorruptionsrichtlinie konkretisiert die entsprechenden Bestimmungen im Verhaltenskodex und gibt klare Anweisungen, wie mit Geschenken, Zuwendungen und Einladungen umzugehen ist. Eine Wettbewerbsrichtlinie konkretisiert das Verbot von Absprachen mit Wettbewerbern.

Der Verhaltenskodex für Lieferanten verpflichtet diese, ethische und ökologische Standards einzuhalten. Hierzu zählt seit dem Berichtsjahr auch ausdrücklich die Untersagung von Kinder- und Zwangsarbeit sowie Diskriminierung. Lohn und Arbeitszeiten müssen den nationalen Regelungen und Gesetzen entsprechen, unzulässige Zahlungen (Bestechung) sind untersagt. Der Verhaltenskodex für Lieferanten ist seit dem Jahr 2007 Teil aller neuen Beschaffungsverträge und der bestehenden langfristigen Rahmenverträge.

Überdies wurden und werden verschiedene verpflichtende Online-Trainings für bestimmte Zielgruppen zur Verfügung gestellt. Die Nachhaltigkeit unserer Compliance-Prozesse wird regelmäßig von der internen Revision überprüft. 

Als deutsche börsennotierte Aktiengesellschaft hat die Deutsche Post ein duales Führungssystem. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Er wird vom Aufsichtsrat bestellt, überwacht und beraten.

Neben den Ressorts des Vorstandsvorsitzenden, des Finanzvorstands und des Personalvorstands gibt es die operativen Ressorts: BRIEF, GLOBAL FORWARDING, FREIGHT, EXPRESS und SUPPLY CHAIN.

Der Vorstand hat sich mit Zustimmung des Aufsichtsrats eine Geschäftsordnung gegeben, die Grundsätze der inneren Ordnung, Geschäftsleitung und Zusammenarbeit innerhalb des Vorstands enthält. In diesem Rahmen leitet jedes Vorstandsmitglied sein Vorstandsressort selbstständig und informiert den Gesamtvorstand regelmäßig über wesentliche Entwicklungen. Über Angelegenheiten, die von besonderer Bedeutung für die Gesellschaft oder den Konzern sind, beschließt der Gesamtvorstand. Hierzu gehören neben den gesetzlich nicht delegierbaren Aufgaben alle Entscheidungen, die dem Aufsichtsrat zur Zustimmung vorzulegen sind. Der Entscheidung des gesamten Vorstands unterliegen ferner Angelegenheiten, die ein Vorstandsmitglied dem Gesamtvorstand zur Entscheidung vorlegt.

Die Mitglieder des Vorstands dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Sie sind verpflichtet, Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenzulegen.

Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand. Überdies bestellt er die Mitglieder des Vorstands. Er hat sich eine Geschäftsordnung gegeben, die Grundsätze seiner inneren Ordnung, einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte des Vorstands sowie Regelungen zu den Aufsichtsratsausschüssen enthält. Er tritt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr zusammen. Außerordentliche Sitzungen finden statt, wenn bedeutende Ereignisse zu behandeln und zu entscheiden sind. Im Geschäftsjahr 2009 ist der Aufsichtsrat zu 7 Plenumssitzungen und 21 Ausschusssitzungen zusammengekommen, wie im Bericht des Aufsichtsrats dargestellt.

Vorstand und Aufsichtsrat stehen in regelmäßigem Austausch über strategische Maßnahmen, Planung, Geschäftsentwicklung, Risikolage und -management sowie die Compliance des Unternehmens. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat zeitnah und umfassend über wichtige Themen.

Entscheidungen des Aufsichtsrats, besonders über zustimmungspflichtige Geschäfte, werden in den zuständigen Ausschüssen intensiv vorbereitet. Über die Arbeit der Ausschüsse wird der Aufsichtsrat in jeder Plenumssitzung ausführlich informiert.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Sie sind verpflichtet, Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber offenzulegen. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds führen zur Beendigung des Mandats.

Unterhalb der Ebene des Vorstands werden wichtige Entscheidungen in sogenannten „Executive Committees“ getroffen, die auch die vom Gesamtvorstand zu treffenden Entscheidungen vorbereiten. In ihre Zuständigkeit fallen unter anderem Strategie, Akquisitionen und größere Investitionen der Ressorts.

Für den Unternehmensbereich BRIEF ist das „MAIL Steering Committee“ zuständig, für die Unternehmensbereiche EXPRESS, GLOBAL FORWARDING, FREIGHT und SUPPLY CHAIN das bereichsübergreifende „Executive Committee DHL“. In den Committees sind der Vorstandsvorsitzende, der Finanzvorstand und die jeweiligen Ressortvorstände vertreten. Dem „MAIL Steering Committee“ gehört darüber hinaus der Personalvorstand an. Neben den verantwortlichen Vorstandsmitgliedern sind Führungskräfte der zweiten Ebene Mitglieder der Executive Committees, teils ständig – zum Beispiel Verantwortliche für das operative Geschäft –, teils gezielt bei besonderen Themen. So werden die Bereiche Einkauf und Controlling bei Investitionen hinzugezogen und Finanzwesen, Konzernentwicklung und Recht bei Akquisitionen.

Das „Executive Committee DHL“ tagt grundsätzlich zweimal im Monat, das „MAIL Steering Committee“ einmal.

Darüber hinaus finden vierteljährlich „Business Review Meetings“ statt. Sie sind Teil des strategischen Performance-Dialogs zwischen den Divisionen, dem Vorstandsvorsitzenden und dem Finanzvorstand. Hier werden strategische Maßnahmen, operative Themen sowie die Budgetsituation der operativen Ressorts erörtert.

Der Aufsichtsrat hat zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben fünf Ausschüsse gebildet. Über die Zusammensetzung und Arbeitsweise der Ausschüsse informiert der Bericht des Aufsichtsrats.

Die Ausschüsse des Aufsichtsrats bereiten die Beschlussfassungen des Aufsichtsratsplenums vor. Entscheidungen zu bestimmten Themen hat der Aufsichtsrat zur abschließenden Entscheidung auf einzelne Ausschüsse delegiert.