Corporate-Governance-Bericht

Vorstand und Aufsichtsrat haben im Dezember 2010 erneut eine uneingeschränkte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG abgegeben. Sie lautet:
„Vorstand und Aufsichtsrat der Deutsche Post AG erklären, dass den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 18. Juni 2009 seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung im Dezember 2009 entsprochen wurde und die Absicht besteht, künftig sämtlichen Empfehlungen des Kodex in der Fassung vom 26. Mai 2010 zu entsprechen. Ziffer 3.8 wurde insoweit entsprochen, als der Selbstbehalt für Aufsichtsratsmitglieder mit der Anpassung der Versicherungsverträge im ersten Halbjahr 2010 in dem geforderten Maße erhöht wurde.“
Die Anregungen setzen wir ebenfalls um – mit einer Ausnahme: Die Hauptversammlung wird nur bis zum Beginn der Generaldebatte im Internet übertragen.

„Respekt und Resultate“ ist unser Leitprinzip für die Unternehmensführung. Es steht für die tägliche Herausforderung, erstklassige Ergebnisse mit der Verantwortung für die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter und Kunden zu verbinden. Als weltweit tätiges Unternehmen und „Corporate Citizen“ tragen wir eine große Verantwortung für die Umwelt und die Lebensumstände in den Regionen, in denen wir tätig sind. Wir nehmen diese Verantwortung ernst. Unsere Nachhaltigkeitsstrategie basiert auf den Kompetenzen des Unternehmens und den Erfahrungen der Mitarbeiter. Ziel ist es, einen Nutzen für die Gesellschaft zu erbringen und die negativen Auswirkungen unseres Geschäftes auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten. Wir wollen Vorreiter bei innovativen und nachhaltigen Logistiklösungen sein. Der Nachhaltigkeitsgedanke treibt Innovationen voran, eröffnet neue Geschäftsmöglichkeiten und verschafft uns damit Wettbewerbsvorteile.

Die Schwerpunkte unserer Nachhaltigkeitsstrategie liegen in drei Bereichen: Mit dem Konzernprogramm „GoGreen“ wollen wir das Klimaschutzziel des Konzerns erreichen. Unter dem Themenschwerpunkt „GoHelp“ setzen wir unsere Kompetenz dafür ein, die Lebensbedingungen von Menschen im Katastrophenfall zu verbessern. Im Jahr 2010 hat unser Disaster Response Team insbesondere in den Katastrophengebieten von Chile, Haiti und Pakistan Unterstützung geleistet. Dritter Schwerpunkt unseres gesellschaftlichen Engagements ist die Unterstützung von Bildungsprogrammen. Dafür wurde das Projekt „GoTeach“ ins Leben gerufen. Deutsche Post DHL ist Gründungspartner und größter Förderer von „Teach First Deutschland“, einer Bildungsinitiative zur Förderung von benachteiligten Schülerinnen und Schülern in Deutschland. Im Jahr 2010 hat Deutsche Post DHL durch die Partnerschaft mit der Dachorganisation „Teach for All“ ihr Engagement für bessere Qualität der Bildung und Bildungssysteme auf globaler Ebene erweitert.

Deutsche Post DHL hat einen Verhaltenskodex entwickelt, der seit Mitte 2006 in allen Regionen und Unternehmensbereichen gilt. Darin sind die Leitlinien für das tägliche Verhalten im Arbeitsalltag der rund 470.000 Mitarbeiter festgeschrieben.

Unsere Grundsätze lauten: Respekt, Toleranz, Ehrlichkeit, Offenheit, Integrität gegenüber Mitarbeitern und Kunden sowie die Bereitschaft zur Übernahme von gesellschaftlicher Verantwortung.

Im Verhaltenskodex ist auch unser Engagement für Chancengleichheit und Gesundheit der Mitarbeiter festgeschrieben. Über die Teilnahme am Pilotprojekt „Anonymisiertes Bewerbungsverfahren“ will Deutsche Post DHL erproben, ob durch ein geändertes Verfahren mehr Chancengleichheit bei der Bewerbung um einen Arbeitsplatz erreicht werden kann. Führungsfunktionen im Konzern werden nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzt. Der Vorstand achtet dabei auf Vielfalt (Diversity) und strebt eine angemessene Berücksichtigung von Frauen an. Das Gesundheitsmanagement des Konzerns wurde im Geschäftsjahr mit dem „Deutschen Unternehmenspreis Gesundheit“ des Bundesverbandes der Betriebskrankenkassen und der EU-Kommission sowie dem „Corporate Health Award“ unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales ausgezeichnet.

Zwei Richtlinien konkretisieren den Verhaltenskodex: Die Antikorruptionsrichtlinie gibt klare Anweisungen, wie mit Geschenken, Zuwendungen und Einladungen umzugehen ist. Eine Wettbewerbsrichtlinie konkretisiert das Verbot von Absprachen mit Wettbewerbern. Der Verhaltenskodex für Lieferanten ist Teil aller neuen Beschaffungsverträge und der bestehenden langfristigen Rahmenverträge. Er verpflichtet diese, ethische und ökologische Standards einzuhalten. Kinder- und Zwangsarbeit sind untersagt. Lohn und Arbeitszeiten müssen den nationalen Regelungen und Gesetzen entsprechen. Unzulässige Zahlungen (Bestechung) sind untersagt.

Das Compliance-Management bei Deutsche Post DHL wird ständig überprüft und weiterentwickelt. Im Jahr 2010 wurde die entsprechende Organisation verstärkt. Der „Chief Compliance Officer“ berichtet direkt an den Finanzvorstand. Das von ihm geführte „Global Compliance Office“ entwickelt konzernweit Standards für das Compliance-Management und unterstützt die entsprechenden Aktivitäten der Unternehmensbereiche. Das „Compliance Committee“, das mit Vertretern aus den Unternehmensbereichen besetzt ist, berät den „Chief Compliance Officer“ bei der laufenden Weiterentwicklung des Compliance-Managements.

Als deutsche börsennotierte Aktiengesellschaft hat die Deutsche Post ein duales Führungssystem. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Er wird vom Aufsichtsrat bestellt, überwacht und beraten.

Neben den Ressorts des Vorstandsvorsitzenden, des Finanzvorstands und des Personalvorstands gibt es die operativen Ressorts: BRIEF, GLOBAL FORWARDING, FREIGHT, EXPRESS und SUPPLY CHAIN.

Der Vorstand hat sich mit Zustimmung des Aufsichtsrats eine Geschäftsordnung gegeben, die Grundsätze der inneren Ordnung, Geschäftsleitung und Zusammenarbeit innerhalb des Vorstands enthält. In diesem Rahmen leitet jedes Vorstandsmitglied sein Vorstandsressort selbstständig und informiert den Gesamtvorstand regelmäßig über wesentliche Entwicklungen. Über Angelegenheiten, die von besonderer Bedeutung für die Gesellschaft oder den Konzern sind, beschließt der Gesamtvorstand. Hierzu gehören neben den gesetzlich nicht delegierbaren Aufgaben alle Entscheidungen, die dem Aufsichtsrat zur Zustimmung vorzulegen sind. Der Entscheidung des gesamten Vorstands unterliegen ferner Angelegenheiten, die ein Vorstandsmitglied dem Gesamtvorstand zur Entscheidung vorlegt.

Die Mitglieder des Vorstands dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Sie sind verpflichtet, Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenzulegen.Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand. Überdies bestellt er die Mitglieder des Vorstands. Er hat sich eine Geschäftsordnung gegeben, die Grundsätze seiner inneren Ordnung, einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte des Vorstands sowie Regelungen zu den Aufsichtsratsausschüssen enthält. Er tritt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr zusammen. Außerordentliche Sitzungen finden statt, wenn bedeutende Ereignisse zu behandeln und zu entscheiden sind. Im Geschäftsjahr 2010 ist der Aufsichtsrat zu vier Plenumssitzungen, 17 Ausschusssitzungen sowie einer Klausurtagung zusammengekommen, wie im Bericht des Aufsichtsrats dargestellt.

Vorstand und Aufsichtsrat stehen in regelmäßigem Austausch über strategische Maßnahmen, Planung, Geschäftsentwicklung, Risikolage und -management sowie die Compliance des Unternehmens. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat zeitnah und umfassend über wichtige Themen.Entscheidungen des Aufsichtsrats, besonders über zustimmungspflichtige Geschäfte, werden in den zuständigen Ausschüssen intensiv vorbereitet und beraten. Über die Arbeit der Ausschüsse wird der Aufsichtsrat in jeder Plenumssitzung ausführlich informiert.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Sie sind verpflichtet, Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber offenzulegen. Wesentliche Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds, die nicht nur vorübergehender Natur sind, führen zur Beendigung des Mandats.

Sogenannte „Executive Committees“ bereiten die Entscheidungen des Gesamtvorstands vor und entscheiden in den ihnen zugewiesenen Angelegenheiten. Für den Unternehmensbereich BRIEF ist das „MAIL Steering Committee“ zuständig, für die Unternehmensbereiche EXPRESS, GLOBAL FORWARDING, FREIGHT und SUPPLY CHAIN das bereichsübergreifende „Executive Committee DHL“. In den Committees sind der Vorstandsvorsitzende, der Finanzvorstand und die jeweiligen Vorstände der Unternehmensbereiche vertreten. Dem „MAIL Steering Committee“ gehört darüber hinaus der Personalvorstand an. Neben den verantwortlichen Vorstandsmitgliedern sind Führungskräfte der ersten Ebene unterhalb des Vorstands Mitglieder der Executive Committees, teils ständig – zum Beispiel Verantwortliche für das operative Geschäft –, teils gezielt bei besonderen Themen. So werden die Bereiche Einkauf und Controlling bei Investitionen hinzugezogen und Konzernfinanzen, Konzernentwicklung und Recht bei Akquisitionen. Das „Executive Committee DHL“ und das „MAIL Steering Committee“ tagen jeweils mindestens einmal im Monat.

Darüber hinaus finden vierteljährlich „Business Review Meetings“ statt. Sie sind Teil des strategischen Performance-Dialogs zwischen den Unternehmensbereichen, dem Vorstandsvorsitzenden und dem Finanzvorstand. Hier werden strategische Maßnahmen, operative Themen sowie die Budgetsituation der Unternehmensbereiche erörtert.

Der Aufsichtsrat hat zur effizienten Wahrnehmung seiner Aufgaben fünf Ausschüsse gebildet. Über deren Zusammensetzung und Arbeitsweise informiert der Bericht des Aufsichtsrats. Die Ausschüsse des Aufsichtsrats bereiten die Beschlussfassungen des Aufsichtsratsplenums vor. Entscheidungen zu bestimmten Themen hat der Aufsichtsrat zur abschließenden Entscheidung auf einzelne Ausschüsse delegiert. Der Vorsitzende des Finanz- und Prüfungsausschusses, Hero Brahms, ist Finanzexperte im Sinne der §§ 100 Abs. 5, 107 Abs. 4 AktG.

Der Aufsichtsrat hat in seiner Sitzung vom 10. Dezember 2010 die folgenden konkreten Ziele für seine Zusammensetzung beschlossen:

1. Die Wahlvorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern sollen sich allein am Wohl des Unternehmens orientieren. In diesem Rahmen strebt der Aufsichtsrat an, den Frauenanteil im gesamten Aufsichtsrat von derzeit 25% bis zum Jahr 2015 auf 30% zu erhöhen.
2. Der internationalen Tätigkeit des Unternehmens wird bereits durch die derzeitige Besetzung des Aufsichtsrats angemessen Rechnung getragen. Der Aufsichtsrat strebt an, dies beizubehalten und hierfür auch bei künftigen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung Kandidaten, die aufgrund ihrer Herkunft, Ausbildung oder beruflichen Tätigkeit über besondere internationale Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, zu berücksichtigen.
3. Interessenkonflikte bei Aufsichtsratsmitgliedern stehen einer unabhängigen effizienten Beratung und Überwachung des Vorstands entgegen. Der Aufsichtsrat entscheidet in jedem Einzelfall im Rahmen der Gesetze und unter Berücksichtigung des Deutschen Corporate Governance Kodex, wie er mit potenziellen oder auftretenden Interessenkonflikten umgeht.
4. Gemäß der vom Aufsichtsrat beschlossenen und in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats verankerten Altersgrenze wird bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern berücksichtigt, dass die Amtszeit spätestens mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung, die auf die Vollendung des 72. Lebensjahres folgt, enden soll.

Die aktuelle Besetzung des Aufsichtsrats entspricht der vorgenannten Zielsetzung.

Konkrete Angaben über Aktienoptionsprogramme und ähnliche wertpapierorientierte Anreizsysteme der Gesellschaft werden im Vergütungsbericht sowie im Anhang zum Konzernabschluss der Deutsche Post AG erläutert.