Prozesskosten: Erhebliche Einsparungen möglich

Geschäftskunden können mit Hilfe des E-Postbriefs nachhaltige Einsparungen erzielen. Zum einen profitieren sie von den Verbindlichkeits- und Vertraulichkeitsstandards des E-Postbriefs, zum anderen können sie durch schnellere Durchlaufzeiten den Kunden- beziehungsweise Bürgerservice verbessern. Ein ganz entscheidender Vorteil ist aber die Senkung der Prozesskosten. Diese sind in der Brieflogistik von Unternehmen und Verwaltungen meist deutlich höher als die eigentlichen Portokosten. Bei manueller oder halbautomatisierter Postbearbeitung machen die Prozesskosten bis zu 70 Prozent der Gesamtkosten aus.

Digitales Potenzial nutzen

Der E-Postbrief ist die ideale Voraussetzung dafür, Kommunikationsprozesse innerhalb von Unternehmen und Verwaltungen vollständig digital abzubilden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Elektronische Wege sind immer schneller als der physische Transport, und elektronische Dokumente können gleichzeitig an völlig verschiedenen Orten bearbeitet werden. Der E-Postbrief ist damit ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung der Kommunikationsprozesse.

Die Kosteneinsparungen, die Unternehmen und Verwaltungen mit dem E-Postbrief bei ihrer Brieflogistik erzielen können, sind gewaltig: Das neue elektronische Kommunikationsmedium kann 70 bis 90 Prozent der Prozesskosten einsparen, die bislang in der manuellen oder teilautomatisierten Postbearbeitung angefallen sind. Rechnet man das Porto, das beim E-Postbrief ja auch anfällt, hinzu, ergeben sich unterm Strich immer noch Einsparpotenziale von 30 bis 60 Prozent.

Weitere Funktionen nutzen

Durch die Integration von Mehrwertdiensten können Geschäftskunden - bei gleichzeitiger Senkung der Prozesskosten - zukünftig auch ihren Kundenservice optimieren. Beispiele für solche Mehrwertdienste sind etwa One-Click-Payment oder Formularmanagement. So lassen sich Angebote mit einer integrierten Bestell- und Bezahlfunktion versenden. Der Empfänger löst bequem mit einem Mausklick die Bestellung und Bezahlung aus. Eine solche Bezahlfunktion kann auch in Rechnungen integriert werden. Durch elektronische Formulare mit integrierten Prüffunktionen erhöht sich die Datenqualität in der Geschäfts- und Behördenkommunikation erheblich. Auch der Empfänger profitiert von vorausgefüllten Formularen, weil er persönliche Daten nicht immer wieder neu eingeben muss.

Das Dokumentenmanagement rückt zunehmend in den Fokus von Unternehmen und Verwaltungen, weil hier erhebliche Einspar- und Optimierungspotenziale liegen. Mit dem E-Postbrief können Unternehmen und Verwaltungen ihre Prozesse effizienter gestalten und damit die Qualität der Kommunikation zum Endkunden, zum Markt oder zu Lieferanten erhöhen. Effiziente und transparente interne Prozesse sind nicht nur kostengünstiger: Kurze Reaktions- und Durchlaufzeiten erhöhen auch den Kundenservice. Denn die Reaktionszeit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Kundenzufriedenheit und damit Kundenbindung.