Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche börsennotierte Aktiengesellschaft hat die Deutsche Post ein duales Führungssystem. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Er wird vom Aufsichtsrat bestellt, überwacht und beraten.

Neben den Ressorts des Vorstandsvorsitzenden, des Finanzvorstands und des Personalvorstands gibt es die operativen Ressorts: BRIEF, GLOBAL FORWARDING, FREIGHT, EXPRESS und SUPPLY CHAIN.

Der Vorstand hat sich mit Zustimmung des Aufsichtsrats eine Geschäftsordnung gegeben, die Grundsätze der inneren Ordnung, Geschäftsleitung und Zusammenarbeit innerhalb des Vorstands enthält. Innerhalb dieses Rahmens leitet jedes Vorstandsmitglied sein Vorstandsressort selbstständig und informiert den Gesamtvorstand regelmäßig über wesentliche Entwicklungen. Über Angelegenheiten, die von besonderer Bedeutung für die Gesellschaft oder den Konzern sind, beschließt der Gesamtvorstand. Hierzu gehören neben den gesetzlich nicht delegierbaren Aufgaben alle Entscheidungen, die dem Aufsichtsrat zur Zustimmung vorzulegen sind. Der Entscheidung des gesamten Vorstands unterliegen ferner Angelegenheiten, die ein Vorstandsmitglied dem Gesamtvorstand zur Entscheidung vorlegt.

Die Mitglieder des Vorstands dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Sie sind verpflichtet, Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenzulegen.

Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand. Überdies bestellt er die Mitglieder des Vorstands. Er hat sich eine Geschäftsordnung gegeben, die die Grundsätze seiner inneren Ordnung, einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte des Vorstands sowie Regelungen zu den Aufsichtsratsausschüssen enthält. Er tritt mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr zusammen. Außerordentliche Sitzungen finden statt, wenn besondere Entwicklungen oder Maßnahmen kurzfristig zu behandeln bzw. zu entscheiden sind. Im Geschäftsjahr 2011 ist der Aufsichtsrat zu vier Plenumssitzungen, 18 Ausschusssitzungen sowie einer Klausurtagung zusammengekommen, wie im Bericht des Aufsichtsrats dargestellt.

Vorstand und Aufsichtsrat stehen in regelmäßigem Austausch über strategische Maßnahmen, Planung, Geschäftsentwicklung, Risikolage und -management sowie die Compliance des Unternehmens. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat zeitnah und umfassend über alle wichtigen Themen.

Entscheidungen des Aufsichtsrats, besonders über zustimmungspflichtige Geschäfte, werden in den zuständigen Ausschüssen intensiv vorbereitet und beraten. Über die Arbeit und die Entscheidungen der Ausschüsse wird der Aufsichtsrat in jeder Plenumssitzung ausführlich informiert.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Sie sind verpflichtet, Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber offenzulegen. Wesentliche Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds, die nicht nur vorübergehender Natur sind, sollen zur Beendigung des Mandats führen. Dem Aufsichtsrat gehört eine nach seiner Einschätzung ausreichende Zahl unabhängiger Mitglieder an.